Privacyverklaring

Stichting Jeugdteams Leidse regio
KvK 83108521
Elisabethhof 23  2353 EW  Leiderdorp

 

De jeugdteams geven inwoners van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude toegang tot jeugdhulp, stemmen af met andere hulpaanbieders om hulp daar te regelen waar dat nodig is en geven hulp bij het opvoeden en opgroeien. De jeugdteams zijn onderdeel van de Stichting Jeugdteams Leidse regio en bestaan uit hulpverleners afkomstig van verschillende instellingen in de regio. 

Stichting Jeugdteams Leidse regio is in de Leidse regio vanaf 1 juli 2021 rechtsopvolger van de Coöperatie Jeugd- en gezinsteams Holland Rijnland. De jeugdteams van de oude Coöperatie zijn dezelfde jeugdteams gebleven. Gegevens over jou die de Coöperatie beheerde, zijn nu in beheer bij de Stichting Jeugdteams Leidse regio.

 

Er werken verschillende soorten hulpverleners in een team, ieder vanuit een eigen functie en organisatie. Het team heeft daardoor een brede expertise. Hieronder staan de organisaties vermeld die samen de stichting vormen.

  • Cardea Jeugdzorg
  • Curium LUMC
  • Gemiva SVG groep
  • Ipse de Bruggen
  • ’s Heeren Loo
  • Inzowijs
  • Kwadraad maatschappelijk werk
  • MEE Zuid-Holland Noord

Doel gegevensverwerking

Je gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:

  • Voor toeleiding naar hulp;
  • Voor hulpverlening;
  • Voor doelmatig beheer en beleid;
  • Voor klanttevredenheidsonderzoek;
  • Aan de gemeente worden alleen anonieme gegevens aangeleverd in de vorm van statistieken;
  • Voor de wettelijke verplichting tot het aanleveren van gegevens aan het CBS (geregeld in de Regeling Jeugdwet).

Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doelen.

 

Je gegevens

Er zijn globaal twee gegevensverwerkingen te onderscheiden:

  1. Toeleiding tot de hulpverlening. Gemeenten hebben een wettelijke verplichting om voor hun inwoners toegang tot het sociaal domein te regelen[1]. De gemeente is in de zin van de AVG[2] verwerkingsverantwoordelijke voor de toeleiding. Stichting Jeugdteams Leidse regio is door de gemeenten gemandateerd om de toeleiding tot jeugdhulp uit te voeren.
  2. Hulpverlening, met als grondslag[3] de Jeugdwet (voor jeugdhulpverleners) en in mindere mate de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO, voor psychologen) en de Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo, voor maatschappelijk werkers) [4]. Stichting Jeugdteams Leidse regio is verwerkingsverantwoordelijke voor de hulpverleningsgegevens die door haar worden verwerkt.

Als het nodig is, verwijst het jeugdteam je met jouw instemming[5] naar een andere hulpaanbieder zoals specialistische jeugdhulp, de GGZ of de gemeente (voor werk of schuldhulpverlening). Ook werkt het jeugdteam samen met andere hulpaanbieders zoals het Sociaal Wijkteam.

 

Gegevens die verwerkt worden door de jeugdteams zijn[6]:

  • Je aanmelding;
  • Naam, adres, woonplaats;
  • Mailadres (als inlogcode en als contactgegeven);
  • Telefoonnummer (om je te bellen en als extra factor bij inloggen op Care4 en Karify);
  • Geboortedatum;
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • De gezinssamenstelling aangevuld met mensen in je netwerk die onderdeel zijn van het oplossen van jou probleem;
  • Inhoudelijke onderbouwing voor de toeleiding naar specialistische zorg;
  • Het gezinsplan (1 gezin 1 plan) met daarin wie welke hulpverlening gaat uitvoeren of uitvoert en, als er meerdere hulpverleners betrokken zijn, wie ‘regisseur’ is van het gezin.
  • (Gespreks)verslagen;
  • Chats (via Karify uitgewisselde berichten);
  • Correspondentie;
  • Bij (basis)diagnostiek: vragenlijsten en onderzoeksgegevens.

Deze gegevens worden bewaard tot 20 jaar na het einde van het laatste hulpverleningstraject.

Als je aanmelding niet heeft geleid tot een traject door het jeugdteam, worden je aanmeldgegevens vernietigd.

De jeugdteams werken met het registratiesysteem Care4 van leverancier Avinty. Via dit systeem zijn de belangrijkste documenten uit het hulpverleningsdossier in te zien door je ouders (tot je 16 bent) en vanaf 16 jaar door jezelf. Je hulpverlener kan je daarnaast aanbieden om gebruik te maken van BergOp voor diagnostische vragenlijsten en van Karify voor het bieden van online hulpverlening[7].

De ingevulde vragenlijsten in BergOp maken deel uit van het hulpverleningsdossier en worden daarom 20 jaar bewaard.

De gegevens die je zelf invult in Karify zoals een dagboek of oefeningen maken geen deel uit van het hulpverleningsdossier; deze gegevens zijn van jezelf. Vanuit Karify kun je gegevens delen met je hulpverlener.

 

Omgang met je gegevens

Toeleiding

  • Je aanmelding komt binnen bij de Jeugdteams Leidse regio. In principe binnen een dag belt een hulpverlener jou om een betere indruk te krijgen van je situatie. Vervolgens bespreekt het team je aanmelding en beoordeelt wie uit het team jouw hulpverlener wordt.
  • Met je aanmelding geef je ons toestemming om je aanmelding in het team te bespreken. Hierdoor kunnen de verschillende teamleden kijken wiens expertise het beste aansluit bij de door jou gestelde vraag.
  • Als je je bij ons aanmeldt, controleren we of je al bekend bent in ons systeem. Pas na jouw toestemming zullen we eventuele informatie uit eerdere hulpverlening gebruiken.

Hulpverlening

  • In sommige situaties is het wenselijk om je gegevens te delen met iemand van een andere organisatie. Alleen met jouw specifieke toestemming worden in dat geval je gegevens gedeeld. Deze toestemming is beperkt tot het doel waarvoor je gegevens worden gedeeld.. 
  • Het gezinsplan dat je samen met je hulpverlener bijhoudt, wordt bijgewerkt gedurende het traject. Naar aanleiding van de evaluatie kan de hulpverlening anders worden ingericht of worden beëindigd.
  • Als je in hulpverlening komt, meldt je jeugdhulpverlener je aan bij de Verwijsindex. De Verwijsindex is een digitaal systeem waarin professionals uit bijvoorbeeld de jeugdzorg of het onderwijs kunnen aangeven dat zij betrokken zijn bij je hulpverlening. In de verwijsindex staan je naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer en de naam, het telefoonnummer en het emailadres van de professional. Op deze manier kunnen professionals met elkaar afstemmen om je zo goed mogelijk te helpen.
    Elke regio in Nederland heeft een Verwijsindex en in onze regio heet de Verwijsindex Jeugdmatch. De gemeente waar je woont, is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in de Verwijsindex. Je kunt je gemeente benaderen om te zien welke gegevens van je zijn opgenomen in de Verwijsindex, eventuele wijzigingen voorstellen en bezwaar maken tegen opname in de Verwijsindex.
    Een signaal over jou kan zonder jouw toestemming worden gegeven. Wel informeert je hulpverlener je over een gegeven signaal. Voor het uitwisselen van inhoudelijke informatie tussen verschillende hulpverleners is echter wel je toestemming nodig.
    Het voordeel van de Verwijsindex is dat verschillende hulpverleners en instanties niet langs elkaar heen werken. De verwijsindex staat in artikel 7.1 van de Jeugdwet.
  • Waar nodig hanteren wij de Meldcode Kindermishandeling. Voor een dergelijke melding vragen we geen toestemming, wel zullen we u op de hoogte stellen van het doen van een dergelijke melding en de reden waarom we dit doen. Op grond van een wettelijk meldrecht hebben wij de mogelijkheid om zonder je toestemming gegevens te delen met organisaties als Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming. Zo mogelijk stemmen we tevoren hierover met je af.

Algemeen

  • De AVG geeft aan dat de toestemming die je geeft, moet worden vastgelegd. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door in Care4 een chatbericht te sturen aan je hulpverlener met de tekst “Ik geef toestemming voor … “. Bij aanmelding wordt via een vinkje toestemming gevraagd om je aanmelding in het team te bespreken en om een eventueel oud dossier van je te openen. Ook kan de hulpverlener zelf je toestemming vastleggen in je dossier, of je een toestemmingsformulier laten tekenen dat vervolgens wordt gescand en in je dossier toegevoegd.
  • Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken.
  • Er is geen automatische besluitvorming en ook geen ‘profilering’ op basis van je gegevens van toepassing[8]. 
  • In uitzonderlijke situaties is het mogelijk dat je hulpverlener vanuit ‘de zorg van een goed jeugdhulpverlener’ de privacyregels doorbreekt. 
  • Als je niet wil dat er hulpverleningsgegevens van je worden vastgelegd, is hulpverlening niet mogelijk want de hulpverlener heeft een wettelijke plicht om een dossier bij te houden.

 

Wie hebben toegang tot je gegevens?

Toeleidingsgegevens

  • Vanaf de aanmelding tot het moment dat een hulpverlener aan jou of je kind is toegewezen, heeft het jeugdteam toegang op je aanmeldgegevens (niet op hulpverlening uit het verleden); 

Hulpverleningsgegevens

  • Zijn één of enkele hulpverleners aan u of uw kind toegewezen, dan mogen alleendeze hulpverleners je hulpverleningsgegevens inzien;  
  • Zodra je in hulpverlening bent en je bent 16 jaar of ouder heb je zelf online toegang op je hulpverleningsgegevens via Care4. Als je jonger dan 16 bent, hebben je ouders de online toegang op Care4.
  • Als je uit hulpverlening gaat, heb je geen toegang meer op mijnJGT.nl maar nog wel op Karify. Je kunt desgewenst wel voordat je uit hulpverlening gaat chats en andere dossieronderdelen downloaden naar je eigen computer. Je behoudt je rechten op het dossier.  
  • De praktijkondersteuner huisartsen (POH) Jeugd in de huisartsenpraktijken werkt voor de Stichting Jeugdteams Leidse regio. De POH Jeugd werkt in hetzelfde systeem als de reguliere jeugdteams maar heeft geen inzage in de gegevens van de teams. Omgekeerd geldt hetzelfde. Wel kan de POH Jeugd je gegevens delen met een eventuele vervangende POH Jeugd. 
  • Enkele beheerders van het systeem hebben toegang. 
  • Bijgehouden wordt wie toegang heeft gehad op je gegevens (logging). Je kunt de logging opvragen.
  • Alle professionals hebben voor geheimhouding getekend en zijn geregistreerd bij hun brancheorganisatie.

 

Partijen waarmee informatie wordt gedeeld

  • Voor het aanvragen van een persoonsgebonden budget (PGB) deelt het Jeugdteam de nodige gegevens met de gemeenteambtenaar die hierover gaat. Het gaat om de volgende gegevens.
  • Contactgegevens, geboortedatum en bsn van jou;
  • Contactgegevens, geboortedatum en bsn van de budgetbeheerder (bijvoorbeeld je ouders);
  • Contactgegevens, geboortedatum en bsn van je ouder(s), als ze geen budgetbeheerder zijn;
  • De hulpvraag;
  • Te bereiken doelen;
  • Welke hulp wordt ingezet om de doelen te bereiken;
  • Je akkoord, op o.a. het mogen uitwisselen van de nodige informatie tussen de gemeente, het Jeugdteam en de organisatie die de PGB uitvoert.
  • Als je ouders of jij het niet eens zijn met een afgegeven PGB of ZIN (zorg in natura, dus niet-PGB) traject kan er bezwaar gemaakt worden. Bij een bezwaar worden hulpinhoudelijke gegevens met de betrokken gemeente gedeeld, beperkt tot de minimaal noodzakelijke gegevens. 
  • Ten behoeve van beleidsinformatie voor de overheid zullen er persoonsgegevens van jou en van betrokken gezinsleden worden verstrekt aan het Centraal Bureau Statistiek (CBS). De levering en verwerking van deze gegevens is strikt geregeld in de Jeugdwet en het Uitvoeringsbesluit van de Jeugdwet. Daarin is bepaald welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden en met welk doel. Daarnaast regelt de CBS-wet op welke wijze het CBS de gegevens mag verwerken en welke voorschriften van toepassing zijn als het gaat om het publiceren van deze gegevens.
  • Er worden alleen die gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze gegevens worden verstrekt. Andere dan de genoemde partijen zullen zonder jouw toestemming geen inzage krijgen in je individuele gegevens.

 

Recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en dataportabiliteit

  • Je hebt het recht om inzage te krijgen in je dossier(s) als je 12 jaar of ouder bent. Als je jonger bent, heb je hiervoor toestemming nodig van je ouders. Als je gebruik wilt maken van het recht op inzage, dan kun je dat aangeven aan je hulpverlener of toeleider. Een uitzondering op het recht op inzage is de situatie dat er gegevens in over derden (bijvoorbeeld een ouder) in het dossier staan waarbij inzage schadelijk kan zijn voor die derde persoon, of dat inzage schadelijk kan zijn voor de cliënt zelf (niet delen van informatie met de cliënt vanuit de plicht van een goed jeugdhulpverlener).
  • Als je vindt dat bepaalde gegevens niet correct zijn en deze wilt laten wijzigen, of je wilt je gegevens laten verwijderen, overleg je dit met je hulpverlener. Ook heb je het recht van beperking, wat betekent dat je kunt aangeven dat er niets met je gegevens mag gebeuren.
  • Je hebt het recht om gegevens die je zelf aanlevert, in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit recht op ‘dataportabiliteit’ is in praktijk gebracht doordat je zelf de chatgesprekken die je hebt gevoerd met je hulpverlener en dossieronderdelen kunt downloaden op je eigen computer.  
  • Bij het uitoefenen van je rechten kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd want we willen niet dat iemand anders zich voordoet als jou en dan inzage krijgt in je gegevens. Legitimatie gebeurt persoonlijk (face-to-face) of via beeldbellen. Stuur in géén geval een kopie van je identiteitsbewijs naar ons op!

 

Organisatie

  • Het Jeugdteam valt onder de Stichting Jeugdteams Leidse regio. Opdrachtgever van de stichting is de gemeente waar het jeugdteam actief is. Je hulpverlener is in dienst bij één van de aangesloten instellingen en werken onder gezag en onder verantwoordelijkheid van stichting. De stichting is verantwoordelijk voor de hulpverlening. 

  • Als je eigen hulpverlener afwezig of niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege vakantie of nascholing, kun je terecht bij een vervangende hulpverlener. Deze vervanger kan zich toegang verschaffen op jouw dossier, wat gebeurt in overleg met jou. 
  • Een hulpverlener kan werken in de volgende rollen:
  • Hulpverlener
  • Toeleider
  • Praktijkondersteuner Jeugd in de huisartsenpraktijk
  • Enkele hulpverleners hebben in hun beheerdersrol uitgebreide bevoegdheden binnen de ICT systemen.
  • De stichting maakt gebruik van ICT systemen en ICT infrastructuur en heeft daartoe met de betreffende leveranciers contracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten. In het verwerkingenregister van Stichting Jeugdteams Leidse regio is aangegeven welke systemen het betreft.

Beveiliging van je persoonsgegevens

  • De toegang tot je gegevens is beveiligd met zg. 2-factor authenticatie. Dat betekent dat iemand minimaal 2 ‘sloten’ moet openmaken om bij je gegevens te komen. Denk aan inlogcode/wachtwoord plus een sms code.
  • Je gegevens zijn opgeslagen in Europa (de EER). Dit is conform de Europese privacywetgeving.
  • Stichting Jeugdteams Leidse regio maakt gebruik van veilige mail, namelijk Zorgmail. Zelf kun je ook veilig mailen, namelijk in antwoord op een veilige mail van je hulpverlener. Bedenk wel dat de leverancier van je e-mail zoals Google (@gmail.com) ondanks de veilige mail zal weten dat je met het jeugdteam mailt. 
  • Bij een verandering in de informatievoorziening wordt een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd. Met de DPIA worden risico’s in kaart gebracht en beoordeeld.
  • Mocht er een datalek optreden, dan informeren we je als het jouw gegevens betreft. Een ernstig lek melden we ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Datalekken worden waar mogelijk opgevolgd door structurele verbetermaatregelen.
  • Privacy en informatiebeveiliging worden bij medewerkers actief onder de aandacht gebracht.
  • Onze medewerkers werken volgens hun beroepscode en volgens de gedragscode van de stichting.
  • Stichting Jeugdteams Leidse regio werkt volgens de norm NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
  • Onze ICT leveranciers zijn gecertificeerd voor de norm NEN7510 of voor de gelijkwaardige, branche overstijgende, norm ISO 27001.

Vragen en klachten

  • Stichting Jeugdteams Leidse regio heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Je kunt contact opnemen met de FG voor vragen en klachten over privacy voor het geval je er met je hulpverlener of toeleider niet uit komt via jaap.vanderkamp@jeugdteamslr.nl. Ook kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

 

Versie: 11 november 2021

 

 

[1] Grondslag voor gegevensverwerking in de toeleiding is ‘de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen’ (AVG artikel 6 lid 1e).

[2] De AVG is de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit is Europese regelgeving aangaande privacy.

[3] Grondslag bij hulpverlening is ‘de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’  (AVG artikel 6 lid 1c).

[4] Als je hulpverlener een jeugdzorgwerker is, vind je de wetgeving door te googlen op ‘wetten.nl jeugdwet’, Jeugdwet te kiezen en dan te kiezen Hoofdstuk 7 Gegevensverwerking, privacy en toestemming.
Als je hulpverlener een maatschappelijk werker is, vind je de wetgeving door te googlen op ‘wetten wmo’, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 te kiezen en dan te kiezen Hoofdstuk 5 Gegevensverwerking.
De AVG is hier te vinden: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/verordening_2016_-_679_definitief.pdf 

[5] Bij een verwijzing mogen de toeleider en de ontvangende partij de noodzakelijke gegevens over jou met elkaar delen voor zover die betrekking hebben op de toeleiding. Je mag bezwaar maken tegen deze gegevensuitwisseling en dan mogen er geen gegevens worden uitgewisseld. Zie ook https://www.knmg.nl/advies-richtlijnen/knmg-publicaties/omgaan-met-medische-gegevens.htm paragraaf 1.4 


[6] Het gaat om o.a. gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens en daardoor hoog-vertrouwelijk. Het feit alleen al dat je bent aangemeld bij het jeugdteam is hoog-vertrouwelijk.

[7] De leverancier van BergOp is Praktikon, de leverancier van Karify is Avinty.

[8] Als dit wel het geval zou zijn, verplicht de AVG ons dit aan je te melden.